Agile Methoden@Redblue-Campus: Die “Lego-Scrum-Simulation”

Lego-Scrum-Simulation

Agile Methoden@Redblue-Campus

13. Juli 2018

Dass Lego nicht nur etwas für Kinder ist, bewies jüngst unser nationales MediaMarkt-Realisationsteam bei seinem Praxistest der “Lego-Scrum-Simulation” – eine gern gewählte Methode, um auf spielerische Art und Weise an das Thema “agiles, crossfunktionales Arbeiten” heranzuführen.

Doch so leicht es sich anhört – die Simulation ist in der Planung, Moderation und Durchführung umso komplexer. Dafür aber auch umso effektiver, da sie zudem den Teamgedanken und vor allem den Blick auf die Bedürfnisse des Kunden lenkt. In einem Workshop schlüpften Account Manager wie auch Mediengestalter in die Architekten-Rolle und bauten eine Lego-Stadt, die sich wirklich sehen lassen kann. Begleitet und als Experiment erstmals intern moderiert von den Teamleiterinnen, die in ihrer Rolle als “Product Owner” viel Zeit in die Vor- und Nachbereitung investierten und im Hintergrund durch ein Trainerteam tatkräftig unterstützt wurden.

Und so verlief der Workshop im Detail:

Das Briefing

Die Lego-Scrum-Simulation beruht auf der Annahme, dass zahlreiche Projekte so komplex sind, dass sie im Vorfeld nicht bis ins letzte Detail geplant werden können. Umso wichtiger ist eine leicht verständliche Methode, welche die Synchronisation aller Arbeitsabläufe in Teams ermöglicht. Im Fall von Team national lautete das Gemeinschaftsprojekt bzw. der Arbeitsauftrag: “Baut für unseren Kunden eine Lego-Stadt, die durch ihre Struktur und ihr Design begeistert.”

Die Planung: Backlog und Kategorisierung nach Aufwand

Bevor es losging, widmete sich das Team dem sogenannten “Backlog”. Dort werden alle Aufgaben gesammelt, die es zu erledigen gilt – in dem Fall alle zu errichtenden Bauwerke, die auf Moderationskarten an einer Pinnwand angebracht waren. Dann wurde von jedem Einzelnen der Aufwand pro Bauwerk eingeschätzt. Im zweiten Schritt spaltete sich die Gruppe und verteilte die verschiedenen Bauwerke in insgesamt drei Gruppen. Ein wichtiger Planungsschritt, denn für den Städtebau standen insgesamt nur drei Zeitsessions (“Sprints”) à 7 Min. zur Verfügung.

Die Sprints

Mit Beginn des ersten Sprints und dem Austeilen des Lego-Bausatzes wurde es dann ernst: alle drei Teams machten sich daran, ein- und zweistöckige Lego-Hochhäuser, Brücken Kirchen, usw. zu bauen und somit “Teil 1 des Backlog” in den ersten 7 Min. so gut wie möglich abzuarbeiten.

Die Reviews und Retrospektiven

Nach jedem Sprint stellten die Teams in kurzen „Review-Meetings“ den Product-Ownern ihre bereits fertiggestellten Bauwerke vor. Manche wurden erfolgreich abgenommen, andere wiederum mussten im Hinblick auf die Kunden-Anforderungen im nächsten Sprint nachgebessert werden.

“Im ersten Sprint hatten wir fast nichts von dem geschafft, was wir uns vorgenommen hatten. Wir hatten die Komplexität einfach unterschätzt und waren erstmal etwas ernüchtert.” (Ayleen, Junior Account Managerin)
“Wir erkannten, dass wir uns umstrukturieren und unter den Teams viel besser abstimmen müssen. Aufgaben mussten umverteilt oder fest vergeben, eine neue Vorgehensweise besprochen werden.” (Franz, Mediengestalter)
Im Anschluss widmete sich die Mannschaft in „Team-Retrospektiven“ noch dem „WIE der Zusammenarbeit“: Was haben wir gut gemeistert im letzten Sprint? Wo müssen wir in unserer Zusammenarbeit nachbessern? Welche konkreten Verbesserungen werden für die nächsten Sprints gemeinsam beschlossen und umgesetzt?

Nach insgesamt drei Sprints war es dann geschafft. Da stand sie, die Lego-Stadt mit allen Bauwerken aus dem Backlog und nach Briefing des Kunden:

“Nachdem wir verstanden hatten, auf was es ankam, lief es! Wir haben uns gegenseitig unterstützt und letztendlich sogar noch über das Backlog hinaus gebaut.” (Ayleen, Junior Account Managerin)
Gesamtfazit und Einsatz in der Praxis

Der Test der “Lego-Scrum-Simulation” verlief durchweg positiv, denn:

  • Alle Prinzipien und Praktiken, die dort zum Einsatz kommen, können auch außerhalb der Simulation leicht angewandt werden.
  • Die Simulation stärkt den Teamgedanken und den Blick auf die Bedürfnisse des Kunden.
  • Teile aus der Simulation, wie z.B. die Kategorisierung von Projekten nach Aufwand, kommen in unserem Realisationsbereich bereits zur Kampagnenplanung zum Einsatz.
    “Die Lego-Stadt hat deutlich gemacht, was auch in unserem Tagesgeschäft spürbar wird: Aufgaben sind oftmals wesentlich komplexer als gedacht. Es macht also Sinn, bereits zu Beginn gezielt Details abzufragen.” (Ayleen, Junior Account Managerin)

“Der Workshop hat gezeigt, welch’ hohen Stellenwert Kommunikation, Zeitmanagement und Kundenorientierung einnehmen. Vorstellbar wäre auch, die Methode hinsichtlich Crossfunktionalität zu erweitern, also beispielsweise ein Realisationsteam mit Kollegen aus dem Marketing zu durchmischen.” (Tina, Teamleiterin)

Aufgrund der komplexen Durchführung der Simulation bereitet ein Pojektteam gerade ein Konzept vor, um die Lego-Scrum-Simulation weiteren relevanten Zielgruppen zu ermöglichen (z.B. im Rahmen von Talentprogrammen).